Un.e Assistant.e de Direction

Mise à jour le 

Titulaire/Contractuel

SAINT-BRIEUC ARMOR AGGLOMERATION
RECRUTE
Pour la Direction Mutualisée des Ressources Humaines
Un.e Assistant.e de Direction
Cadre d’emploi des adjoints administratifs – Catégorie C

Postuler avant le 

DESCRIPTIF DE L’EMPLOI

Placé.e sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, votre rôle sera de l’assister dans le bon déroulement de ses missions et d’assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques qui
sont sous votre responsabilité.Vous travaillez dans un cadre de Direction mutualisée entre la Ville de Saint-Brieuc, le CCAS et Saint-Brieuc Armor Agglomération.
Vos missions seront réalisées en transversalité avec les 3 services qui composent la Direction Mutualisée des Ressources Humaines que sont le service Geson administrave, le service Prévenon Santé et Ressources et le service Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
Vous êtes également l’interface directe des agents et des services de la Ville de Saint-Brieuc / CCAS et de Saint-Brieuc Armor Agglomération dans le cadre de l’accueil téléphonique et physique de la direction et,
à ce titre, votre rôle est essentiel.

MISSIONS

Vos principales missions sont les suivantes :

Les missions d’accueil et de secrétariat :
  •  Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de la direction, assurer une réponse de 1er niveau ou les orienter vers le bon interlocuteur au sein de la direction
  • Assurer le secrétariat de la Direction et du service gestion administrative
  • Gérer le courrier entrant et sortant de la direcon et le suivi des parapheurs de l’ensemble des services
  • Gérer l’agenda de la directrice en assurant l’organisation des réunions et les prises de RDV
  • Préparer les éléments nécessaires au bon déroulement des réunions (préparation des dossiers...)
  • Gérer le planning des congés de la direction
  • Préparer les envois en nombres (journal interne, carte de voeux..) pour les services de la Direction
  • Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction en fonction des besoins
  • Gérer les commandes de fournitures administratives, les besoins en matière de moyens généraux de la direction
  • Assurer la continuité d’accueil et des missions de secrétariat de la direction pendant les périodes de congés ou d’absence en lien avec les 3 autres assistantes de service
Les dossiers en gestion directe :
  • Assurer le suivi des délibérations de la direction en lien avec les 3 services et être le garant du respect des calendriers des instances
  • Gérer les frais de déplacement des agents : instrucon et calcul des remboursement, suivi administraf
  • Assurer le suivi des remboursement des visites médicales en lien avec les services concernés
  • Gérer les atributions des cartes de parking et des cartes de restaurant administratif du personnel et en assurant l’actualisation annuelle
  • Assurer le soutien administratif et opérationnel des manifestations portées par la direction : l’organisation des journées d’intégration, des cérémonies des voeux et des médailles
  • Coordonner les opérations de classement et d’archivage au sein de la direction en tant que référent
Autres missions :
  • Seconder la gestionnaire des instances paritaires dans l’organisation des réunions avec les partenaires sociaux, les relances diverses et la rédaction des PV et comptes rendus de réunions
  • Participer à la vie de la direction : réunions, événements, projets collectifs ...
  • Contribuer à la continuité de service en cas d’absence et des besoins exprimés au sein de la direction

 

COMPETENCES ATTENDUES ET SAVOIR ETRE

Compétences
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités
  • Capacité rédactionnelle : maîtrise de la prise de notes, rédaction de comptes rendus, de courriers et de
  • Notes administratives
  • Maîtrise de l’oul informatique et bureautique (writer, calc, impress)
Savoir-être
  • Sens du relationnel et du contact public
  • Capacité et volonté pour le travail en équipe et en transversalité
  • Être autonome, savoir prioriser et s’organiser
  • Savoir écouter, anticiper et être réactif
  • Discrétion professionnelle
  • Savoir gérer les situations de tension avec les usagers

 

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

  • Recrutement statutaire dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par mutation, détachement, lauréat sur liste d’aptitude
  • Régime indemnitaire lié aux fonctions et CNAS
  • Permis B
  • Lieu de travail : 34 rue du 71ème RI à Saint-Brieuc

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, vous pouvez adresser votre dossier de candidature comportant lettre de motivation, curriculum vitae, photo et dernière situation administrative par voie électronique pour le 16 avril 2021 date de clôture de l’appel à candidature, à recrutement@ sbaa.fr

ou par voie postale à Monsieur Le Président de Saint-Brieuc Armor Agglomération - Direction des Ressources Humaines - 5 rue du 71ème R.I - BP 4403 - 22044 SAINT-BRIEUC Cedex 2

RENSEIGNEMENTS

Pour recevoir des informations complémentaires, merci de contacter Mme Juliette CLOUET Directrice des Ressources Humaines au 02 96 77 20 24